元照法评 | 电子劳动合同上线，让劳动合同的形式更多样！
来源：人力资源和社会保障部官网
为指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同，人力资源社会保障部办公厅根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，组织编写了《电子劳动合同订立指引》（以下简称《指引》），该指引于2021年7月1日发布。
本文将就电子劳动合同的效力、要件、注意事项等进行简要论述。
《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定：建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。
随着网络的逐步推进，电子产品已渐渐取代了传统的信息传播方式，原本印刷在纸张上的文字现在也可以通过互联网载体以电子形式表现出来。在《指引》发布之前，虽然也有法院会通过用人单位与员工往来的邮件来确认双方订立了书面形式的劳动合同，但从大众普遍认知来看，“书面”似乎就等同于纸质化。
反观《劳动合同法》第十条设立的本意，是为了规范用人单位的用工行为从而保障劳动者的合法权益。尽管电子化的劳动合同可能在一定程度上颠覆了人们对于“书面”二字的理解，不过随着电子劳动合同订立的相关法律法规的完善，即使是电子形式的合同一样可以符合该立法本意。
（一）合同主体的身份要件——用人单位以及劳动者都须经过实名认证
用人单位和劳动者必须要确保向电子劳动合同订立平台提交的身份信息是真实、完整、准确的。电子劳动合同订立平台会通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信息验证码等技术手段，来确认订立人的身份和签署意愿，同时记录和保存验证确认过程。劳动者具备条件的，可使用电子社保卡开展实人实名认证。
（二）合同内容的形式要件
1、订立的电子劳动合同必须符合《中华人民共和国电子签名法》的规定
根据《中华人民共和国电子签名法》，电子劳动合同作为电子数据的一种，应当具备以下条件方能保证其真实有效性：
1）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
2）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改；
3）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
4）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间；
5）具有可靠的电子签名。
而一份“可靠的电子签名”则需要符合以下条件：
1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。电子签名需要第三方认证的，则由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。
2、劳动合同必须载明《中华人民共和国劳动合同法》规定的劳动合同必备条款、内容不得违反法律法规规定
《劳动合同法》规定，劳动合同应当具备以下条款：
1）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
2）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
3）劳动合同期限；
4）工作内容和工作地点；
5）工作时间和休息休假；
6）劳动报酬；
7）社会保险；
8）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
9）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
电子劳动合同同样也应当符合该规定将必备条款写入合同，否则用人单位将依法承担相应的法律责任。
（三）合同订立过程的程序要件——必须通过电子劳动合同订立平台订立
用人单位与劳动者订立电子劳动合同的，要通过电子劳动合同订立平台订立。电子劳动合同订立平台要通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务，具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力，确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定，满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。
同时，电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境，要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护，确保平台稳定运行，提供连续服务，防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。并且要建立健全电子劳动合同信息保护制度，不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权，电子劳动合同订立平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。
目前订立平台有三种类型：政府平台、市场平台以及企业自建平台。订立平台作为中介方，不仅仅提供订立合同的服务，还要确保合同的存储、调取和应用，更要保证真实、完整、准确和不可篡改，否则应当承担相应的法律责任。
就上海而言，闵行区人力资源和社会保障局率先推进了电子劳动合同签订工作，构建了闵行区的“电子劳动合同服务平台”，只要登陆“上海一网通办”经过实名认证后即可签订电子劳动合同。
来源：上海一网通办
（一）电子劳动合同订立前
用人单位与劳动者同意订立电子劳动合同的，用人单位要在订立电子劳动合同前，明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径。此外，订立电子劳动合同的费用是属于单位的管理成本，应由用人单位自己承担，不得向劳动者收取额外费用。
（二）电子劳动合同订立后
1、用人单位的通知及提示义务
用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。同时，要提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本，告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法，并提供必要的指导和帮助。
2、确保线上随时可调取、线下提供纸质文本义务
用人单位要确保劳动者可以使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容，不得向劳动者收取费用。若劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。
3、关于储存期限的要求
电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》关于劳动合同保存期限的规定，即用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
在互联网高速发展的当下，衍生出各类电子产品已逐渐取代传统的报刊、书籍等，成为主要的信息传播方式，从电子产品中阅读到的资讯、文章等，同样属于书面形式的范畴，与过往不同，在于将原来印刷在纸张上的文字通过互联网载体，以电子形式表现出来。电子劳动合同的效力得到进一步明确也是趋势所向，随着现代信息技术手段一步步的完善，电子劳动合同相比传统纸质劳动合同，大大降低了用纸、打印、邮寄、仓储等成本、并且极大程度的提高了效率。同时电子劳动合同随时可调取以及不可篡改的特性将更好的保障用人单位以及劳动者的权益。
